En primer lugar, algunos programas de gestión de referencias le permiten almacenar sus archivos pdf en una carpeta de Dropbox, o tienen una forma diferente pero similar de permitirle acceder a sus archivos desde cualquier lugar.
Algunos programas le permiten compartir sus documentos con un grupo de personas de la misma manera que dropbox le permite compartirlos. Esto significa que, cualquiera que sea la ventaja que Dropbox pueda ofrecer, en lo que respecta al acceso a archivos solo o en grupo, su programa de administración de referencia también lo hace.
Dropbox le permite organizar sus archivos en carpetas separadas, lo que agrega algún tipo de categorización y que podría ayudarlo a redescubrir un documento en particular.
Un programa de gestión de referencia, por otro lado, proporciona múltiples formas de redescubrir documentos. Puede buscar específicamente autores, palabras de título, años, palabras clave, notas. Puede que esto no parezca algo importante, pero una vez que tenga un par de cientos de documentos (o más), organizarlos en carpetas sin ninguna “interfaz de búsqueda” puede dificultar la recuperación. Esto significa que las opciones de recuperación disponibles con Dropbox son muy limitadas, mientras que un programa de gestión de referencia lo hará mucho mejor.
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Los metadatos en los campos (autor, título, año, etc.) no solo le ayudan a encontrar los textos, sino que le permiten a su programa de gestión de referencias generar los datos de referencia en miles de estilos de citas específicos.
Mendeley te permite descubrir qué otros artículos tienen las personas en su colección que comparten algunos de tus artículos, por lo que esto agrega un componente social que Dropbox no tiene y que te ayuda a descubrir nuevos artículos que de otro modo no hubieras encontrado.
Citavi le permite anotar los documentos pdf. Puede extraer citas directas, agregar comentarios y escribir sus propias ideas. Todos estos “elementos de conocimiento” permanecen unidos a la fuente, por lo que nunca olvidará dónde los encontró, pero se pueden organizar libremente en la sección “Conocimiento” del programa, como si fueran fichas, lo que significa que usted puede organizar el bosquejo de su trabajo mientras lee y antes de comenzar a escribir. Cuando inserta un comentario o una cita directa en el documento (papel, tesis) que está escribiendo, la referencia de la que proviene esta cita se agrega automáticamente a la bibliografía al final de su texto.
Citavi también le permite agregar tareas a las referencias (“Examinar y evaluar”, “Leer”, “Discutir”, “Fotocopia” o cualquier otra cosa que desee hacer con un texto) y programarlas, para que no las olvide.
