Diría que todas las empresas constructoras tienen este problema, pero dada la naturaleza de nuestro negocio, las masas de documentos vienen con el territorio. A pesar de la frustración, todos esos documentos tienen un propósito y son necesarios.
Tenemos que mantener registros en caso de inspecciones fiscales, debe haber una prueba de auditoría de trabajo, etc.
Realmente depende de las personas en el equipo tener un proceso para mantenerse al tanto de su documentación, ya sean hábitos, procesos manuales o una pieza de software.
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Mi equipo recientemente comenzó a usar Build Pivot ya que nos permite tomar una foto de un documento en el sitio que luego se digitaliza automáticamente y se carga en sus servidores. Todo se almacena con ellos y es de fácil acceso a través de su aplicación y sitio. Lo mejor es que podemos buscar palabras dentro de los documentos y encontrar rápidamente lo que necesitamos.
