¿Necesitas gestionar tus datos de Google Drive? Google no fue de ayuda, pero esta herramienta resolvió mi lío de almacenamiento
¿Necesitas administrar tus datos de Google Drive? Google no fue de mucha ayuda, pero esta herramienta resolvió mi problema de almacenamiento
Una de las cosas más extrañas acerca del almacenamiento en la nube de Google Drive es que no proporciona un mecanismo para que puedas saber cuánto espacio ocupa una carpeta en particular. Google es rápido en decirte cuánto espacio de almacenamiento utilizas en total, porque eso es lo que te facturan. Pero si quieres saber qué carpetas ocupan cuánto espacio, no hay una interfaz en la nube para eso.
Cuando le preguntas al equipo de soporte de Google, su respuesta es esta: configura la sincronización y luego utiliza tu sistema operativo local para saber cuántos datos tienes en el directorio sincronizado. Esto está bien si tienes 10 GB en almacenamiento en la nube sincronizado, o incluso un terabyte o dos.
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Pero cuando tienes un plan empresarial y utilizas 58 TB de almacenamiento en la nube, no es como si fueras a descargar tus datos en una computadora local solo para averiguar qué carpetas ocupan mucho espacio.
Recientemente me enfrenté a este desafío cuando Google limitó mi almacenamiento ilimitado. Aún me duele un poco cómo lo ilimitado siempre tiene un límite. Afortunadamente, después de mucho suplicar, Google me otorgó un poco más de almacenamiento, por lo que ya no estaba repentinamente al límite. Pero el mensaje está claro. Necesito reducir el uso de mi almacenamiento en línea.
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Pero aun así, sigo enfrentando el problema que describí anteriormente: ¿cuánto almacenamiento ocupa cada una de mis carpetas? No puedo reducir si no sé qué estoy reduciendo.
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Afortunadamente, aunque Google no ofrece una solución, un desarrollador llamado Brett Battie en Traverse City, MI ha creado una solución. Se llama Filerev y hace exactamente lo que esperarías que Google Drive hiciera. Responde preguntas y ayuda a gestionar grandes cantidades de datos.
Comprensión (o falta de comprensión) de la utilización actual del almacenamiento
Cuando nos enfrentamos a este problema por última vez, estaba tratando de optimizar la utilización de mi almacenamiento para que no creciera más allá de sus nuevos límites de 75 TB.
Mi almacenamiento remoto de Google Drive está dividido en dos carpetas principales: Copia de seguridad en la nube y Sincronización en la nube.
La carpeta Copia de seguridad en la nube contiene copias de seguridad incrementales de mis servidores. Con esta configuración, puedo mantener todos los archivos, incluso los que han sido eliminados. De esta manera, puedo realizar una restauración y recuperar el estado de una carpeta o archivo en una fecha determinada.
Sincronización en la nube es una sincronización 1 a 1 con las carpetas del servidor, tal como están en este momento. Esta carpeta me permite acceder a un archivo en vivo de forma remota, sin tener que pasar por el largo y complicado proceso requerido por una restauración.
La carpeta Sincronización en la nube me ha salvado en numerosas ocasiones cuando viajo, como cuando tuve que evacuar Florida cuando los huracanes golpearon.
La imagen de arriba muestra algo bastante extraño. Hice una copia de seguridad temprano esta mañana. Y sin embargo, la fecha de “Última modificación” que se muestra es de 2018. Cuando profundizo en un archivo que sé que modifiqué hace uno o dos días, muestra la fecha actual. Entonces, ¿por qué está sucediendo eso? Es tan frustrante. Si esa carpeta ha cambiado, debería contener la fecha del último cambio. Pero no, no es tan fácil.
En cuanto a mi desafío continuo para encontrar el tamaño de las carpetas, uno pensaría que al profundizar en el menú de una carpeta, como he hecho aquí, el elemento de menú “Información del archivo > Detalles” mostraría detalles adicionales, como el tamaño de una carpeta. Pero lo único que hace es abrir el panel de Detalles, que, poco divertido, no contiene los detalles que necesitamos.
En cuanto al panel de Detalles (¿dolor?), no contiene ningún dato sobre el tamaño en absoluto. Incluye la fecha correcta de la última vez que se abrió una carpeta, pero de alguna manera “modificada” aún muestra 2018, aunque la modifiqué ayer añadiendo algunos archivos y carpetas.
Entonces, ¿cómo diablos puedo determinar cuánto espacio de almacenamiento estoy utilizando en cada una de mis carpetas? Estamos hablando de una cuenta empresarial con 58TB de almacenamiento. Y sin embargo, no hay visibilidad del uso de almacenamiento. No solo es extraño, sino que también es muy incómodo.
Dile hola a Filerev
El software Filerev de Battie realmente viene al rescate en esta situación. Filerev está disponible en diferentes planes. No haré muchas exploraciones, pero la exploración que hice revela que tengo 4,875,461 archivos (un número que nunca habría conocido sin Filerev), por lo que definitivamente necesito el plan Premium.
Battie tuvo la amabilidad de darme una cuenta gratuita. También fue más allá y respondió mis preguntas mientras luchaba por entender la utilización de mis archivos. Incorporó mis comentarios y agregó varias características útiles, incluyendo los gráficos detallados, que básicamente le supliqué que incluyera.
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Filerev determina la estructura de almacenamiento mediante un análisis de archivos. En mi caso, eso llevó algunos días. También es un poco preocupante, porque tienes que abrir acceso a tus archivos para Filerev. Pero aunque me preocupa un poco ese problema de seguridad, Battie dice que la herramienta recupera principalmente metadatos y no contenido de archivos. Dada la elección entre perder acceso a todos mis datos debido a los límites de uso ilimitado de Google y permitir que esta herramienta explore mis metadatos, abrirme a Filerev es el menor de dos males.
Aquí está el detalle más interesante. Puedo ver cómo se compara mi data de Sincronización en la Nube con la de Respaldo en la Nube:
Haciendo clic en el botón Más me da detalles de almacenamiento reales. La gran sorpresa fue que la carpeta de Respaldo en la Nube usa considerablemente menos almacenamiento que la carpeta de Sincronización en la Nube. Hasta que vi ese gráfico, había estado convencido de que era al revés.
Puedes hacer clic en cualquiera de las carpetas. Hacer clic en la carpeta de Sincronización en la Nube cuenta una historia muy interesante:
Dos de los tres principales usos de almacenamiento tienen sentido. La carpeta de compartido de Respaldo es un espejo de las copias de seguridad de la máquina local en mi red de área local, que son diferentes a las copias de seguridad generales del servidor que están en la carpeta principal de Respaldo en la Nube.
Y la carpeta de compartido de Estudio, con 7,42TB, tiene total sentido. Ahí es donde guardo todos mis trabajos de video en progreso para los diversos videos en mi canal de YouTube.
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Pero es Liberty Tank, con 11,1 TB, lo que resulta más instructivo. Este era un servidor que respaldé anteriormente, pero está completamente desactualizado. Todos los archivos en Liberty Tank fueron movidos al servidor actual y se respaldan por separado. Por lo tanto, la sincronización con Liberty Tank, los 11,1 TB de ella, es una utilización de almacenamiento innecesaria.
Eliminar eso solo reducirá mi utilización de almacenamiento de estresantes 58 TB a unos más tranquilos 47 TB.
Y no habría sabido nada de eso sin Filerev.
Filerev tiene varias características adicionales, incluyendo muchas opciones de personalización. Pero una característica que me gustaría resaltar es el resumen de Grupos de Archivos:
Aunque la cercanía de los colores rojizos dificulta un poco distinguirlo, mis videos no ocupan la mayor cantidad de almacenamiento. Ese mérito se lo lleva la categoría de Otros.
Al profundizar en Otros, encontramos esta categoría de Octet-Stream:
Resulta que esta categoría de almacenamiento se refiere a todas mis máquinas virtuales. Y sí, tiene todo el sentido del mundo que tenga 36 TB de máquinas virtuales (VMs). Trabajo mucho con VMs. Más aún, en su momento, tenía varias estanterías de servidores virtuales en mis computadoras que usaba como parte de mi proceso de desarrollo.
No será fácil reducir la sincronización de esas VMs, pero definitivamente es algo en lo que puedo trabajar, porque sé que muchas de esas VMs están muy obsoletas.
Reflexiones finales
Hice algunos descubrimientos interesantes. Mi carpeta de Copias de seguridad en la Nube no es la villana que creía. Ese título se lo lleva la carpeta de Copias de seguridad de Liberty. En segundo lugar, la categoría de almacenamiento más grande es el almacenamiento de mis viejas VMs. Ese es un problema que necesito resolver para liberar más espacio.
Pero también, esta es una historia sobre desarrolladores individuales y la contribución que hacen a la industria. Filerev hace lo que Google Drive debería hacer. No hay excusa para que un servicio de almacenamiento en la nube a nivel empresarial carezca de análisis básicos de directorios.
Pero este chico de Traverse City, Brett Battie, se hizo cargo y construyó una solución y un negocio. No solo proporcionó una solución de software útil, sino que también colaboró conmigo en características interesantes que añadieron valor a Filerev, lo que me ayudó a resolver mi problema y seguramente ayudará a otros.
Los esfuerzos de Battie muestran lo mejor del fenómeno de los desarrolladores independientes, y aprecio mucho su ayuda. Dale un vistazo a Filerev. Podría ayudarte a resolver una situación de almacenamiento crítica también.
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